05 · KI-Integration · Event & Catering · Automatisierung

Automatisierte Angebotserstellung

Ein Event- und Cateringbetrieb erstellte Angebote aus knapp 50 Vorlagen manuell — auf Basis unvollständiger Formulareingaben. Zeitaufwändig, fehleranfällig, nicht skalierbar.

Kundenprojekt · Kunde anonymisiert (Vertraulichkeit) · Projekt aus 2025

Individualentwicklung
OpenAI API
PHP
JavaScript
MariaDB
PDF-Generierung
CRM/ERP-Integration

120 min → 3 min
Angebotserstellung von Anfrage bis PDF-Versand: laut Kunde; Vollständig
jede Anfrage — der Chatbot fragt nach, bis alle Angaben vorliegen: 50 Vorlagen
automatisiert abgedeckt, CRM-Daten direkt befüllt

01 · Problem

Kunden schickten Anfragen über ein einfaches Kontaktformular — häufig ohne die nötigen Details zu Gästezahl, Location, Menüwünschen oder Zeitrahmen. Das Team musste jede Anfrage manuell nachqualifizieren, dann aus knapp 50 Angebotsvorlagen die passende auswählen, individuell befüllen, als PDF exportieren und per E-Mail versenden. Pro Angebot laut Kunde: 120 Minuten und mehr. Stoßzeiten im Sommer und zur Messesaison führten zu tagelangen Wartezeiten.

02 · Lösung

vona entwickelte eine Individualentwicklung, die das Anfrageformular vollständig ersetzt: ein maßgeschneiderter KI-Chatbot — gebaut in PHP und JavaScript, angebunden an die OpenAI API — führt Interessenten durch einen strukturierten Dialog. Er fragt gezielt nach Event-Art, Datum, Gästezahl, Cateringumfang und weiteren angebotsrelevanten Details und hakt so lange nach, bis alle Informationen vollständig vorliegen. Erst dann bittet er um die E-Mail-Adresse des Kunden. Alle erfassten Gesprächs- und Anfragedaten werden in einer MariaDB-Datenbank gespeichert. Eine eigens entwickelte PHP-Middleware liest diese Daten aus, wählt die passende KVA-Vorlage, generiert daraus automatisch ein individualisiertes PDF und versendet es in Echtzeit per E-Mail an den Kunden. Parallel fließen alle Daten direkt in das ERP/CRM-System.

03 · Ergebnis

Laut Kunde dauert die Angebotserstellung von der ersten Chatbot-Nachricht bis zum PDF-Versand noch knapp 3 Minuten — statt bisher bis zu 120 Minuten manueller Arbeit. Weil der Chatbot so lange nachfragt, bis alle Angaben vorliegen, kommen Anfragen von Beginn an vollständig an – Nachfassen wegen fehlender Angaben entfällt. Das Team sieht jede Anfrage bereits strukturiert im CRM und kann sich auf die persönliche Beratung bei komplexen Events konzentrieren. Die Pipeline läuft rund um die Uhr — auch außerhalb der Geschäftszeiten.

04 · Ablauf

Der Chatbot ersetzt das Anfrageformular: Er fragt nach, bis alle Angaben für das Angebot vorliegen, und erst dann nach der E-Mail-Adresse. Eine PHP-Middleware wählt aus knapp 50 Vorlagen die passende, erzeugt das PDF und versendet es in Echtzeit. Parallel fließen alle Daten ins ERP/CRM-System. Das läuft rund um die Uhr, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

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